Как работодатель, важно правильно хранить данные своих сотрудников. При этом Вы обязаны вести кадровый учет персональных данных сотрудников. При хранении таких данных необходимо учитывать Общее положение о защите данных Закона о конфиденциальности (AVG) и Общее положение о защите данных Закона об имплементации (UAVG). AVG налагает обязательства на работодателя в связи с обработкой персональных данных. Благодаря этому контрольному списку вы узнаете, соответствуют ли ваши личные дела требованиям.
- Какие данные могут обрабатываться в личном деле?
Главное правило, которого придерживаются, заключается в том, что могут быть включены только данные, необходимые для целей кадрового дела: надлежащее исполнение трудового договора с работником.
В любом случае будут храниться «обычные» персональные данные, такие как:
- Имя;
- Адрес;
- Дата рождения;
- Копия паспорта/удостоверения личности;
- номер BSN
- Подписанный трудовой договор, включая условия найма и приложения;
- Данные о производительности и развитии сотрудников, такие как отчеты об оценке.
Работодатели могут расширить личное дело, включив в него другие данные, такие как личные заметки работодателя, записи о невыходах на работу, жалобы, предупреждения, записи собеседований и так далее.
Как работодатель, важно регулярно обновлять эти данные, чтобы добиваться правильности и точности в отношении законных сроков хранения.
- Когда могут обрабатываться «обычные» персональные данные в личном деле?
Работодатель должен учитывать, когда и какие «обычные» личные данные могут храниться в личном деле. В соответствии со статьей 6 AVG работодатели могут хранить «обычные» личные данные в личном деле по 6 причинам. Эти причины включают в себя:
- Сотрудник дал согласие на обработку;
- Обработка необходима для оформления трудового (трудового) договора;
- Обработка необходима из-за юридического обязательства, возложенного на работодателя (например, уплата налогов и взносов);
- Обработка необходима для защиты жизненно важных интересов работника или другого физического лица (пример играет, когда надвигается острая опасность, но работник психически не способен дать согласие);
- Обработка необходима для общественных интересов/общественного порядка;
- Обработка необходима для удовлетворения законных интересов работодателя или третьего лица (за исключением случаев, когда интересы работника перевешивают законные интересы работодателя).
- Какие данные не должны обрабатываться в личном деле?
Помимо «обычных» данных, включенных в файл, есть также данные, которые (обычно) не следует включать, поскольку они являются особенно конфиденциальными по своей природе. Это «специальные» данные, которые включают:
- убеждения;
- Сексуальная ориентация;
- Раса или этническая принадлежность;
- Медицинские данные (в том числе при добровольном предоставлении работником).
«Специальные» данные могут храниться в AVG только в 10 исключениях. Основные 3 исключения:
- Сотрудник дал явное согласие на обработку;
- Вы обрабатываете персональные данные, которые целенаправленно сообщил сам сотрудник;
- Обработка необходима для приоритетных общественных интересов (для этого требуется правовая основа Нидерландов).
- Меры безопасности личного дела
Кому разрешено просматривать личное дело?
Личное дело могут просматривать только лица, доступ к которым необходим для выполнения работы. К таким лицам относятся, например, работодатель и сотрудники отдела кадров. Сам работник также имеет право ознакомиться со своим личным делом и исправить неверную информацию.
Требования безопасности к файлу
Кроме того, важно учитывать, что AVG предъявляет требования к хранению личных дел в цифровом или бумажном виде. Как работодатель, вы обязаны принимать меры для защиты конфиденциальности сотрудников. Поэтому файл должен быть защищен от киберпреступлений, несанкционированного доступа, изменения или удаления.
- Срок хранения личного дела
AVG заявляет, что личные данные могут храниться в течение ограниченного периода времени. Некоторые данные подлежат установленному законом сроку хранения. Для других данных работодатель обязан установить сроки для удаления или периодической проверки точности данных. AVG заявляет, что необходимо принять разумные меры для обеспечения хранения неточных данных в файле.
Хотите узнать больше о сроках хранения файлов сотрудников? Тогда читайте наш блог сроки хранения файлов сотрудников.
Соответствует ли ваше личное дело перечисленным выше требованиям? Тогда, скорее всего, он совместим с AVG.
Если после прочтения этого блога у вас остались вопросы о личном деле или о AVG, свяжитесь с нами. Наш юристы по трудоустройству будем рады помочь вам!
