Работодатели со временем обрабатывают множество данных о своих сотрудниках. Все эти данные хранятся в личном деле. Этот файл содержит важные личные данные, и по этой причине очень важно, чтобы это было сделано безопасно и правильно. Как долго работодатели могут (или, в некоторых случаях, обязаны) хранить эти данные? В этом блоге вы можете узнать больше о законном сроке хранения личных дел и о том, как с этим бороться.
Что такое личное дело?
Как было сказано выше, работодателю часто приходится иметь дело с кадровыми данными своих сотрудников. Эти данные должны быть надлежащим образом сохранены, а затем уничтожены. Делается это через личное дело. Это включает в себя имя и адрес сотрудника (ов), трудовые договоры, отчеты о производительности и так далее. Эти данные должны соответствовать требованиям правил AVG и должны храниться в течение определенного периода времени.
(Если вы хотите узнать, соответствует ли ваше личное дело требованиям AVG, ознакомьтесь с нашим контрольным списком личных дел AVG. здесь)
Хранение данных сотрудников
AVG не указывает конкретных сроков хранения личных данных. Однозначного ответа на вопрос о сроке хранения личного дела нет, поскольку оно состоит из разных типов (личных) данных. Для каждой категории данных применяется свой срок хранения. Это также влияет на то, является ли человек все еще работником или уволился с работы.
Категории сроков хранения
Как указано выше, существуют разные сроки хранения личных данных в личном деле. Есть два критерия, которые следует учитывать, а именно, работает ли работник по-прежнему или ушел с работы. Ниже показано, когда определенные данные должны быть уничтожены или, скорее, сохранены.
Текущее личное дело
Для данных, содержащихся в текущем личном деле сотрудника, который еще работает, фиксированные сроки хранения не устанавливаются. AVG только налагает на работодателей обязательство «обновлять» личные дела. Это означает, что работодатель сам обязан установить срок для периодической проверки личных дел и уничтожения устаревших данных.
Сведения о приложении
Данные заявки, относящиеся к заявителю, который не принят на работу, должны быть уничтожены в течение максимум 4 недель после окончания процедуры подачи заявки. К этой категории относятся такие данные, как мотивационное письмо или письмо-заявка, резюме, заявление о поведении, переписка с заявителем. С согласия заявителя возможно хранение данных около 1 года.
Процесс реинтеграции
Когда работник завершил процесс реинтеграции и возвращается на свою работу, применяется максимальный период удержания в 2 года после завершения реинтеграции. Исключение составляет случай, когда работодатель является самостраховщиком. В этом случае применяется срок хранения 5 лет.
Максимум 2 года после увольнения
После увольнения работника основная часть (персональных) данных в личном деле подлежит хранению до 2 лет.
В эту категорию входят:
- Трудовые договоры и изменения к ним;
- Переписка об увольнении;
- отчеты об оценках и обзорах эффективности;
- Переписка, связанная с повышением/понижением в должности;
- Переписка о заболевании от UWV и врача компании;
- Отчеты, связанные с Законом об улучшении привратника;
- Соглашения о членстве в рабочем совете;
- Копия сертификата.
Не менее 5 лет после увольнения
Срок хранения некоторых данных личного дела составляет 5 лет. Поэтому работодатель обязан хранить эти данные в течение 5 лет после увольнения работника. Это следующие данные:
- отчеты по налогу на заработную плату;
- Копия документа, удостоверяющего личность работника;
- Данные об этнической принадлежности и происхождении;
- Данные по налогам на заработную плату.
Поэтому эти данные следует хранить не менее пяти лет, даже если они заменяются новыми выписками в личном деле.
Не менее 7 лет после увольнения
Кроме того, у работодателя также есть так называемое «обязательство по удержанию налогов». Это обязывает работодателя вести все основные записи в течение 7 лет. Таким образом, это включает в себя основные данные, аресты заработной платы, платежные ведомости и соглашения о заработной плате.
Истек срок хранения?
По истечении максимального срока хранения данных из личного дела работодатель больше не может использовать данные. Затем эти данные должны быть уничтожены.
По истечении минимального срока удержания работодатель май уничтожить эти данные. Исключение применяется, когда минимальный срок хранения истек, и сотрудник требует уничтожения данных.
У вас есть вопросы о сроках хранения файлов сотрудников или сроках хранения других данных? Если это так, пожалуйста, свяжитесь с нами. Наш юристы по трудоустройству будем рады помочь вам!
